Hướng dẫn sử dụng word 2013 giáo trình toàn tập

7 Tháng Tám, 2019

No Comments

637

Ở bài trước mình đã hướng dẫn sử dụng word 2010. Bài này mình sẽ hướng dẫn sử dụng word 2013 toàn tập giúp bạn có thể tiết kiệm thời gian soạn thảo văn bản và nắm vững các công cụ trong word.

1. Làm quen với Microsoft Word 2013

1.1. Khởi động chương trình word

Để khởi động Microsoft Word 2013 bạn nhấp đúp vào biểu tượng sẵn có của chương trình trên màn hình Desktop của máy tính. Hoặc bạn cũng có thể kích vào biểu tượng tìm kiếm của window và viết “word 2013” nếu màn hình của bạn không có biểu tượng word Khởi động chương trình word Một cửa sổ giới thiệu sẽ xuất hiện bạn chờ trong giây lát để Microsoft Word 2013 hoàn tất công việc khởi động, sau khi khởi động xong màn hình chính của chương trình sẽ xuất hiện Khởi động chương trình word Trên màn hình này đưa ra một số mẫu trình bày văn bản thường gặp. Bạn chỉ cần chọn một mẫu thích hợp để tiến hành soạn thảo văn bản. VD: Bạn chọn Blank document để thực hiện soạn thảo một văn bản mới Khởi động chương trình word Dưới đây là các thành phần cơ bản trên màn hình chính: các thành phần cơ bản trên màn hình chính (1): Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh (2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp (3): Thanh Ribbon: Chứa gần như toàn bộ các lệnh thao tác với chương trình, chúng được phân chia thành các nhóm khác nhau. (4): Thanh thước đo: Dùng để đặt Tab, paragraph cho văn bản (5): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn bản lên xuống, sang trái sang phải (6): Thanh trạng thái: Chứa một số thông tin hiện thời của văn bản như chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tại,… (7): Mà hình soạn thảo: Là phần lớn nhất trên màn hình của chương trình, đây là nơi để người dùng soạn thảo nội dung của văn bản.

1.2. Giới thiệu thanh Ribbon

Giới thiệu thanh Ribbon Thanh Ribbon bao gồm các tab (home, insert, Page layout,..) bên trong là các nút lệnh của Tab đó. Tùy từng ngữ cảnh sử dạng các nút lệnh sẽ sáng lên cho phép người dùng thao tác. Như vậy để thao tác với một lệnh nào đó trên thanh Ribbon bạn cần phải biết nó nằm trong Tab Ribbon nào, sau đó chọn tới lệnh cần thao tác trong Tab Ribbon đó. Home: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh như sau: home + Clipboard: Cắt dán + Font: Font chữ + Paragraph: Căn lề, phân đoạn + Style: Kiểu định dạng + Editing: Các chức năng tiện ích khi chỉnh sửa văn bản như tìm kiếm, thay thế, di chuyển,… Insert: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng vào văn bản, chi tiết như sau: Insert + Pages: Các lệnh chèn một trang mới vào văn bản hiện thời + Tables: Các lệnh liên quan đến bảng + Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa + Links: Lệnh chèn các liên kết + Header & Footer: Tiêu đề trên và dưới của văn bản + Text: Lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng Text như TextBox, Wordart,… + Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn các biểu tượng vào văn bản hiện thời. Design: Lệnh liên quan đến các mẫu văn bản được trình bày theo một bố cục nào đó. Design Page Layout: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến bố cục của văn bản. Page Layout: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến bố cục của văn bản. + Themes: Tủy chỉnh nên cho toàn bộ các đối tượng shape trên văn bản. + Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng trang in + Page Background: Nền cho trang văn bản + Paragraph: Các lệnh thao tác với đoạn văn bản +Arrange: Các lệnh sắp xếp các đối tượng trên văn bản. References: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến một số thủ thuật đặc biệt cho văn bản như đánh mục lục tự động, tạo nghi chú cho văn bản,… References Mailings: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc tạo lập một phong bì thư, một mẫu biểu phục vụ cho việc chộn văn bản. Mailings Review: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến các thao tác như kiểm tra ngữ pháp cho văn bản, tạo ghi chú, so sánh nội dung văn bản,… Review View: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh hiển thị, chi tiết như sau: View + Document Views: Chế độ hiển thị văn bản + Show: Tùy chọn hiển thị một số thanh Panel + Zoom: Các lệnh phóng to, thu nhỏ văn bản + Window: Chứa các lệnh tùy chọn hiển thị nhiều văn bản + Macros: Các lệnh về Macros Ẩn hiện một Tab lệnh Để làm ẩn hay xuất hiện một nhóm lệnh hoặc một Tab lệnh trong thanh công cụ Ribbon bạn làm như sau: – Nhấp phải chuột vào một khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ Ribbon. Ẩn hiện một Tab lệnh Một menu nhanh xuất hiện chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Word Option xuất hiện và trỏ tới mục Customize the Ribbon. Ẩn hiện một Tab lệnh Trong danh sách Main Tabs bên phía tay phải của màn hình liệt kê danh sách các Tab Ribbon muốn ẩn Tab nào bạn chỉ cần bỏ dấu tính ở đầu tên Tab đó. Ngược lại muốn hiện chúng lên bạn đánh dấu tính cho những Tab bị ẩn. Cuối cùng nhấp Ok để lưu lại.

1.3 Thanh công cụ nhanh

Thanh công cụ nhanh Thường nằm phía trên cùng bên phía góc trái của màm hình chính, chứa các lệnh thường sử dụng giúp người dùng có thể tao tác một cách nhanh chóng, tức thời. Để thao tác người dùng có thể nhấp chuột trực tiếp vào nút lệnh cần thao tác Bổ xung các lệnh thường sử dụng có trong danh sách mặc định Khi mới cài đặt bạn chỉ thấy một số nút lệnh trên thanh công cụ này muốn bổ xung thêm các nút lệnh khác bạn nhấp chuột vào mũi tên trỏ xuống rồi chọn vào nút lệnh cần bổ xung (với điều kiện nút đó chưa có trên thanh công cụ). Bổ xung các lệnh thường sử dụng có trong danh sách mặc định Ngược lại bạn có thể làm ẩn các nút lệnh đi bằng thao tác tương tự nhưng đối với những nút lệnh đã có trên thanh công cụ. Bổ xung các lệnh thường sử dụng có trong danh sách mặc định Bổ xung các lệnh không có trong danh sách mặc định Như phần trước đã trình bày chúng ta có thể bổ xung các nút lệnh có trong danh sách mặc định lên thanh công cụ nhanh. Ngoài ra Microsoft Word 2013 còn cho phép bạn bổ xung lên thanh công cụ này những nút lệnh khác không có trong danh sách mặc định. Các bước thực hiện như sau: Bước 1: Nhấp chuột chọn mũi tên trỏ xuống trên thanh công cụ nhanh (Quick access toolbar), danh sách xuất hiện chọn More Commands… Bổ xung các lệnh không có trong danh sách mặc định Hộp thoại Word Options xuất hiện và tự động trỏ tới mục Quick Access Toolbar. Bổ xung các lệnh không có trong danh sách mặc định Bước 2: Bạn để ý trong danh sách bên trái là các nút lệnh của chương trình danh sách bên tay phải là các nút lệnh hiện có trong danh sách Quick Access Toolbar. Để bổ xung thêm một nút lệnh mới bạn chọn tới nó trong danh sách bên trái rồi nhấp nút Add, ngược lại nếu muốn loại bỏ nút lệnh nào bạn chọn tới nó trong danh sách bên tay phải rồi nhấp nút Remove. Bước 3: Cuối cùng bạn có thể sử dụng biểu tượng mũi tên lên xuống để thay đổi vị trí các nút lệnh trên thanh Quick Access Toolbar Bổ xung các lệnh không có trong danh sách mặc định Sau khi hoàn tất bạn nhấp chọn nút Ok để lưu lại những thay đổi.

1.4 Office Button

Office Button chứa các lệnh thao tác với File văn bản, như thêm mới, mở một File đã tồn tại, in ấn, lưu trữ, hay sửa đổi các thông tin về File,… Để hộp thoại Office Button xuất hiện bạn nhấp chuột chọn biểu tượng Office Button bên phía trái thanh Ribbon. Office Button Office Button Info: Chứa các lệnh như Save, Save AS, Open,… Ngoài ra còn cho phép người dùng có thể thay đổi một số thông tin về File trong danh sách bên phía tay phải của màn hình. Info Open: Trong mục: – Recent Document:chứa danh sách File đã mở trước đó. – Sky Drive: Lấy file từ nơi cất trữ chia sẻ cho một người nào đó. – Computer: Trỏ đường đẫn đến các thư mục lưu file đã soạn thảo. open New: Tạo một văn bản mới, ngoài việc lựa chọn một văn bản trắng bạn cũng có thể tùy chọn các văn bản mẫu mà Microsoft Word 2013 cung cấp sẵn new Print: In ấn văn bản, ở đây bạn có thể lựa chọn máy in và các tuy chọn khác ngay màn hình bên phía tay phải Print Share: Trong phần này bạn có thể gửi văn bản qua Email, Fax, hay lưu văn bản thành các định dạng khác nhau,… Share Export: Tạo một văn bản có định dạng PDF/XPS, hoặc có thể thay đổi định dạng file của một văn bản. Export Close: Là công cụ dùng để đóng chương trình. Close Option: Thiết lập một số tùy chọn cho một văn bản Word. Option Lưu ý: Để đóng cửa sổ Offie Button bạn nhấp nút Back  hoặc nhấn phím ESC.

1.5 Thanh trạng thái, thanh cuộn, thanh thước đo

Thanh trạng thái: Nằm dưới đáy màn hình chính bao gồm các thông tin như chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, tổng số từ, số trang, trang hiện tại Thanh trạng thái, thanh cuộn, thanh thước đo Thanh cuộn: Dùng để di chuyển màn hình soạn thỏa lên trên hoặc xuống dưới, sang trái hoặc sang phải. Thanh cuộn bao gồm 2 thanh là thanh cuộn ngang và thanh cuộn dọc. Thanh thước đo: Có chức năng dùng để căn chỉnh vị trí các đối tượng trên văn bản, cũng như căn lề, bố cục cho văn bản. Thanh thước đo cũng bao gồm thành thước ngang và thanh thước dọc

2. Soạn thảo văn bản với word 2013

2.1 Lưu lại văn bản

Sau khi hoàn thiện một văn bản bạn cần lưu nó lại trên ổ đĩa cứng để có thể sử dụng ở các lần tiếp theo. Với Microsoft Word 2013 bạn có thể lưu một văn bản bằng các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Save trên thành công cụ Quick Access. Lưu lại văn bản Cách 2: Nhấp chọn nút Save trong cửa sổ Office Button, chọn mục computer phía bên phải sau đó chọn các thư mục lưu, hoặc chọn browe: lưu văn bản Nếu văn bản được tạo mới và lưu lần đầu tiên, bằng một trong hai cách trên hộp thoại Save As sẽ xuất hiện như hình dưới đây: lưu văn bản Bạn chọn đường dẫn lưu File trên ổ đĩa cứng rồi nhập tên cho cho File văn bản vào mục File Name, cuối cùng nhấp nút Save để lưu lại văn bản. Lưu ý: Để lưu lại văn bản với một tên khác bạn chọn nút Save As trong cửa sổ Office Button. lưu văn bản Các thao tác còn lại giống như khi chọn nút Save

2.2 Định dạng khổ giấy và đặt lề văn bản

Bạn có thể để khổ giấy văn bản của bạn là một khổ nhất định mỗi lần bạn mở chương trình lên. Thông thường văn bản thường được đặt là khổ giấy A4. Đôi khi bạn cần phải thay đổi đối khổ giấy cho một loại văn bản đòi hỏi có khổ giấy khác. Để thực hiện như sau: Chọn Tab Page Layout trên thanh công cụ Ribbon tìm tới nhóm Page Setup. Định dạng khổ giấy và đặt lề văn bản Margins: Căn lề cho văn bản, để thực hiện bạn nhấp chọn vào biểu tượng này một danh sách đổ xuống với một số mẫu có sẵn. định dang khổ giấy Bạn có thể chọn một trong số những mẫu này hoặc tùy chỉnh bằng cách nhấp chọn mục Custom Margins… Hộp thoại Page Setup xuất hiện trỏ tới Tab Margins bạn có thể tùy chỉnh các giá trị trong mục Margins để căn lề cho văn bản theo ý muốn, sau đó nhấp nút Ok để lưu lại. định dạng khổ giấy Orientation: Chọn chiều khổ giấy là ngan hay dọc, để thực hiện bạn nhấp chọn nút lệnh, một danh sách với hai sự lựa chọn xuất hiện. đinh dạng khổ giấy Bạn chọn Portrait để đặt dọc khổ giấy và chọn Lanscape để quay ngang khổ giấy. Size: Lựa chọn khổ giấy, để thực hiện bạn nhấp chọn nút lệnh này trên thanh Ribbon, một danh sách liệt kê các khổ giấy xuất hiện size Bạn có thể lựa chọn một trong các khổ giấy được liệt kê, thông thường chúng ta sử dụng khổ A4 cho các văn bản. Tuy nhiên nếu không có khổ giấy phù hợp bạn có thể chọn mục More Pager Sizes… Hộp thoại Page Setup xuất hiện và trỏ tới Tab Page. định dạng khổ giấy Từ đây bạn có thể thay đổi khổ giấy bằng cách thay đổi giá trị trong mục Width và Height.

2.3 Thiết lập Font chữ chung cho văn bản

Trước khi soạn thảo văn bản bạn nên thiết lập Font chữ cho văn bản bởi tất cả những định dạng này sẽ không thay đổi trong quá trình bạn hoàn thiện văn bản, như vậy sẽ giúp bạn giảm bớt thời gian làm việc. Các lệnh liên quan đến thiết lập Font chữ cho văn bản nằm ở nhóm lệnh Font trong Tab Home trên thanh công cụ Ribbon. Thiết lập Font chữ chung cho văn bản Để thay đổi Font chữ bạn nhấp chọn mũi tên trỏ xuống trong mục trên tên Font chữ, một danh sách liệt kê các Font chữ có trong hệ thống xuất hiện bạn chọn tới Font chữ cần thiết lập. Thông thường chúng ta chọn Font Times New Roman cho văn bản. Tiếp theo bạn chọn cơ chữ trong mục Font Size, ngoài việc chọn những cơ chữ có sẵn trong danh sách bạn cũng có thể nhập trực tiếp cỡ chữ cần thiết lập vào ô này. Thông thường với văn bản chúng ta chọn cỡ chữ 14.

3. Hiệu chỉnh văn bản

3.1. Lựa chọn văn bản

Khi soạn thảo bạn phải thường xuyên lựa chọn (bôi đen) một phần (một dòng, một đoạn, một trang,…) hay toàn bộ văn bản để thực hiện các thao tác chỉnh sửa. Dưới đây là các cách khác nhau để bôi đen nội dung văn bản. Dùng chuột – Chọn một chữ: Nhấp đúp chuột trái vào chữ cần bôi đen. – Chọn một phần nội dung văn bản: Di chuyển con trỏ chuột tới vị trí đầu tiên cần bôi đen, giữ chuột trái và rê tới vị trí cuối cùng của đoạn văn bản cần bôi đen. Dùng bàn phím – Shift + →: Lựa chọn văn bản bên phải vị trí con trỏ hiện thời. – Shift + ←: Lựa chọn văn bản bên trái vị trí con trỏ hiện thời. – Shift + ↑: Lựa chọn phần bên trái của dòng hiện tại và phần bên phải của dòng phía trên so với vị trí con trỏ hiện thời. – Shift + ↓: Lựa chọn phần bên phải của dòng hiện tại và phần bên trái của dòng phía trên so với vị trí con trỏ hiện thời. – Ctrl + Shift + →: Chọn phần còn lại bên phải của chữ gần nhất so với vị trí con trỏ hiện thời. – Ctrl + Shift + ←: Chọn phần còn lại bên trái của chữ gần nhất so với vị trí con trỏ hiện thời. – Ctrl + Shift + ↓: Chọn phần còn lại bên phải của đoạn văn bản hiện thời tính từ vị trí con trỏ hiện thời. – Ctrl + Shift + ↑: Chọn phần còn lại bên trái của đoạn văn bản hiện thời tính từ vị trí con trỏ hiện thời. – Shift + End: Chọn phần còn lại bên phải của dòng diện tại, tính từ vị trí con trỏ hiện thời. – Shift + Home: Chọn phần còn lại bên trái của dòng diện tại, tính từ vị trí con trỏ hiện thời. – Ctrl + Shift + End: Lựa chọn nội dung từ vị trí con trỏ hiện thời đến cuối văn bản. – Ctrl + Shift + Home: Lựa chọn nội dung từ vị trí con trỏ hiện thời đến đầu văn bản. Sử dụng thanh công cụ Ribbon Để lựa chọn văn bản bằng nút lệnh trên thanh công cụ Ribbon bạn nhấp chọn Tab Home, tìm đến nhóm lệnh Editing. Nhấp chuột chọn Select. bôi đen văn bản – Select All: Lựa chọn toàn bộ nội dung văn bản. – Select Objects: Chỉ cho lựa chọn các đối tượng (hình ảnh, đối tượng shape) có trên văn bản. – Select Text with Similar Formatting: Lựa chọn nội dung văn bản có định dạng giống như văn bản ở vị trí con trỏ hiện thời.

3.2. Sao chép, cắt dán, xóa văn bản

Sao chép văn bản Trong quá trình soạn thảo, chỉnh sửa văn bản bạn thường xuyên có nhu cầu sao chép một phần, hoặc toàn bộ nội dung từ văn bản này sang văn bản khác hoặc giữa các đoạn trong cùng một văn bản. Để thực hiện bạn có thể làm theo các bước sau đây: Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) nội dung văn bản cần sao chép Bước 2: Tiếp theo thực hiện theo một trong các cách sau đây: – Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C – Nhấp phải chuột chọn Copy Sao chép văn bản – Trong Tab Home trên thanh công cụ Ribbon tìm tới nhóm Clipboard chọn nút Copy. copy văn bản Cắt văn bản Trong một số trường hợp bạn cần di chuyển một đoạn văn bản từ vị trí này tới vị trí khác, hay từ văn bản này sang văn bản khác bạn có thể sử dụng chức năng Cut văn bản của Microsoft Word 2013. Cách thực hiện như sau: Bước 1: Chọn nội dung văn bản cần cắt (Cut). Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây: – Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X – Nhấp phải chuột chọn Cutcut – Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon, tìm tới nhóm Clipboard chọn biểu tượng Cut. cut Dán văn bản Sao khi sao chép hay cắt nội dung văn bản ở hai phần trước nhu cầu tiếp theo của bạn chắc chắn là cần phải dón nó vào một vị trí nào đó. Để thực hiện bạn làm như sau: Bước 1: Nhấp trỏ chuột tới vị trí cần dán văn bản. Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây: – Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V – Nhấp phải chuột trong mục Paste Options dán văn bản + Keep source formatting: Dán cả nội dung Text và dữ lại định dạng như nguyên gốc. +  Merge formatting: Dán nội dung Text và hòa chộn định dạng gốc với định dạng của vị trí cần dán. +  Keep Text Only: Chỉ dán mình nội dung Text, lấy định dạng theo định dạng của vị trí con trỏ hiện thời. – Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon chọn tới nhóm Clipboard. Dán văn bản Chọn biểu tượng Paste: Copy theo mặc định +  Keep source formatting: Dán cả nội dung Text và dữ lại định dạng như nguyên gốc. +  Merge formatting: Dán nội dung Text và hòa chộn định dạng gốc với định dạng của vị trí cần dán. +  Keep Text Only: Chỉ dán mình nội dung Text, lấy định dạng theo định dạng của vị trí con trỏ hiện thời. – Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon chọn tới nhóm Clipboard. Xóa văn bản Bạn có thể thực hiện xóa chỉ một ký tự hoặc xoá một đoạn hay cả văn bản. Chương trình sẽ thực hiện lệnh xóa với những ký tự mà bạn đã chọn. – Xoá một ký tự: Đặt con trỏ Text trong văn bản, gõ phím Delete để xoá một ký tự ở bên phải con trỏ Text, gõ phím Backspace để xoá một ký tự ở bên trái con trỏ Text. – Xoá một đoạn văn bản: Đánh dấu chọn đoạn văn bản mà bạn cần xóa, nhấn phím Delete hoặc phím Backspace để xóa đoạn văn bản đó.

3.3. Làm việc với đoạn văn bản

Paragraph là một đoạn văn bản được kết thúc bằng phím Enter. Thông thường trong một văn bản ngoài việc bạn phải trình bày Font chữ sao cho đẹp, rõ ràng, dễ hiểu thì việc trình bày Paragraph sẽ làm cho văn bản của bạn trở nên phong phú hơn, đẹp hơn và mang lại sức thuyết phục cao hơn với sự khoa học của văn bản. Sử dụng thanh công cụ Ribbon Trên thanh công cụ Ribbon chúng ta quan tâm đến nhóm lệnh Paragraph trong Tab Home. Sử dụng thanh công cụ Ribbon Để thực hiện căn chỉnh cho một đoạn văn bản trước hết bạn cần nhấp trỏ chuột tới đoạn văn bản đó và thực hiện theo những chỉ dẫn sau đây: – Căn chữ cho đoạn văn bản: Chúng ta sử dụng cách lệnh Alignment để căn chữ cho đoạn văn bản Sử dụng thanh thước Ruler Thanh thước ngang cũng có thể sử dụng để căn chỉnh lề cho đoạn văn bản bạn chú ý những hình vẽ dưới đây: + ruler First line indent: Nút trên bên trái thanh thước ngang dùng để căn lề cho dòng đầu của đoạn văn bản, để thực hiện bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng này và kéo trượt về bên phải. Khi đó dòng đầu của đoạn văn bản hiện thời sẽ được di chuyển theo. Ruler Trên hình ảnh các bạn có thể thấy dòng đầu của đoạn văn bản hiện thời đã di chuyển sang bên phải theo vị trí của biểu tượng First line indent. + Ruler Left indent:  Nút phía dưới bên trái thanh thước ngang dùng để căn lề cho toàn bộ nội dung đoạn văn bản, để thực hiện bạn chỉ cần nhấp chuột chọn biểu tượng này và kéo về phía bên phải hoặc bên trái. Khi đó toàn bộ nội dung văn bản sẽ đi chuyển theo – trừ dòng đầu tiên của đoạn văn bản. Ruler Hình ảnh trên cho thấy toàn bộ nội dung văn bản trừ dòng đầu tiên đã di chuyển theo vị trí biểu tượng Left indent. +  Right indent: Nút duy nhất bên phải thanh thước ngang dùng để căn lề phải cho nội dung văn bản bao gồm cả dòng đầu tiên. Để thực hiện bạn chỉ cần nhấp chuột chọn biểu tượng này và kéo di chuyển ngang theo thanh thước. Khi đó toàn bộ nội dung của đoạn văn bản hiện thời sẽ được căn trái theo vị trí của biểu tượng này.

3.4 Tùy biến Font chữ

Để hiệu chỉnh Font bằng công cụ trên thanh Ribbon chúng ta quan tâm đến nhóm lệnh Font. – Font: Thay đổi Font chữ cho đoạn văn bản được chọn. –  Font Size: Thay đổi cỡ chữ cho đoạn văn bản được chọn –  Grow Font: Tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị –  Shrink Font: Giảm cỡ chữ đi một đơn vị –  Change Case: Thay đổi thành kiểu chữ hoa hay chữ thường – Clear Forrmatting: Xóa toàn bộ định dạng Font chữ cho đoạn văn bản được chọn –  Bold: Chữ đậm –  Italic: Chữ nghiêng –  Underline: Chữ gạch chân, để thay đổi kiểu gach chân bạn nhấp chọn mũi tên trỏ xuống bên cạch biểu tượng này rồi chọn kiểu gạch chân mà mình cần thiết lập. Sử dụng hộp thoại Font Để tùy biến Font chữ bằng cách sử dụng hộp thoại Font bạn nhấp chọn biểu tượng Font phía dưới nhóm lệnh Font. Sử dụng hộp thoại Font Hộp thoại Font xuất hiện như hình dưới đây: Sử dụng hộp thoại Font Trong hộp thoại này chúng ta quan tâm đến Tab Font – Font: Danh sách Font chữ hệ thống, bạn có thể chọn một loại Font chữ bất kỳ trong danh sách này. – Font style: Kiểu chữ, trong danh sách có 4 giá trị: + Regular: Bình thường + Italic: Chữ nghiêng + Bold: Chữ đậm + Bold Italic: Chữ đậm nghiêng

3.5. Chia cột cho văn bản

Một ví dụ mà các bạn thường thấy về chia cột cho văn bản là các trang báo viết. Do đặc thù các trang báo rất rộng, để người đọc có thể tập trung người thiết kế đã chia nội dung bài báo thành nhiều cột khác nhau. Với Microsoft Word 2013 để chia cột cho nội dung văn bản bạn có thể thực hiện như sau: Bước 1: Chọn phần văn bản cần chia cột Bước 2: Trên thanh công cụ Ribbon chọn Tab Page Layout, trong Tab này tìm đến nhóm lệnh Page Setup. Tiếp tục nhấp chọn biểu tượng Columns. Chia cột cho văn bản Bước 3: Trong hộp thoại đổ xuống bạn có thể chọn một kiểu chia cột bất kỳ trong danh sách. Nếu như chưa vừa ý với những mẫu đó hãy nhấp chọn mục More Columns… chia cột Hộp thoại Column xuất hiện: – Preset: Kiểu chia cột – Number of columns: Số cột cần chia cho nội dung văn bản – Line Between: Gạch ngăn cách giữa hai cột – With and spacing: Thay đổi độ rộng và khoảng cách giữa các cột. Trong trường hợp muốn thiết lập độ rộng tất cả các cột bằng nhau bạn tích chọn mục Equal column width. Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất chia cột

4. Làm việc với bảng biểu

Trong thực tế có rất nhiều văn bản cần trang trí bảng biểu ví dụ như danh sách lớp, danh sách đóng tiền quỹ lớp,… Trong bài này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn trình bày bảng biểu cho những văn bản như vậy.

4.1. Chèn bảng vào văn bản

Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn bảng biểu Bước 2: Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Insert và tìm tới nhóm Tables. Nhấp chọn biểu tượng Table trong nhóm này. Chèn bảng vào văn bản – Tạo bảng bằng cách lựa chọn cấu trúc có sẵn: Trong mục Insert Table bạn di chuyển chuột để chọn cấu trúc bảng màn mình cần tạo, với số hàng, cột là số các ô vuông nhỏ được chọn trong danh sách. Như hình dưới đây chúng ta sẽ chèn một bảng gồm có 2 hàng 3 cột vào nội dung văn bản. Chèn bảng vào văn bản – Tạo bảng bằng hộp thoại Insert Table: Bạn còn có thể thay đổi cấu trúc bảng biểu bằng cách nhấp chọn mục Insert Table… Hộp thoại Insert Table xuất hiện như hình dưới đây: Chèn bảng vào văn bản + Number of columns: Số cột của bảng + Number of rows: Số hàng trong bảng + Fixed column with: Tạo bảng mà độ rộng các cột cố định theo một giá  trị. + AutoFit to contents: Tạo bảng mà độ rộng các cột phụ thuộc vào nội dung các cột đó. + AutoFit to window: Tạo bảng mà độ rộng các cột dàn đều theo độ rộng của khổ giấy. + Remember dimensions…: Lưu lại định nghĩa cấu trúc bảng cho lần tạo tiếp theo. Cuối cùng bạn nhấp chọn nút Ok để hoàn tất. – Tạo bảng bằng Quick Tables: Bạn nhấp chọn biểu tượng Quick Tables trên menu nhanh. Một danh sách các bảng mẫu sẽ xuất hiện như hình dưới đây: Chèn bảng vào văn bản Bạn nhấp chọn một mẫu bất kỳ để thêm vào nội dung văn bản.

4.2. Hiệu chỉnh bảng biểu

Lựa chọn (bôi đen) hàng, cột, ô (Cell) – Lựa chọn một Cell: Để lựa chọn một Cell bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chuột chọn tới ô cần lựa chọn trên Table. Cách 2: Sử dụng công cụ trên thanh Ribbon bằng cách nhấp chọn Tab Layout tìm tới nhóm Table chọn biểu tượng Select sau đó chọn Select Cell. Hiệu chỉnh bảng biểu – Lựa chọn một nhóm các Cell: Để lựa chọn một nhóm ô trong bảng biểu bạn nhấp chuột tại vị trí đầu tiên giữ rồi di chuyển đến đích. – Lựa chọn một hàng: Để lựa chọn một hàng trong Table bạn có thể làm theo một trong các cách sau đây: Cách 1: Di chuyển con trỏ chuột tới vị trí đầu tiên của hàng cần lựa chọn, khi con trỏ chuột đổi thành hình mũi tên mầu trắng bạn nhấp chuột trái. Cách 2: Sử dụng công cụ trên thanh Ribbon bằng cách nhấp chọn Tab Layout tìm tới nhóm Table chọn biểu tượng Select sau đó chọn Select Row. Hiệu chỉnh bảng biểu – Chọn toàn bộ Table: Bạn có thể lựa chọn toàn bộ bảng bằng một trong các cách sau đây: Cách 1: Nhấp trái chuột vào biểu tượng phía phải trên của Table. Hiệu chỉnh bảng biểu Cách 2: Chọn Tab Layout trên thanh công cụ Ribbon tìm tới nhóm Table chọn biểu tượng Select sau đó nhấp chọn Select Table. Hiệu chỉnh bảng biểu Thao tác với cột – Thêm cột Để thêm cột vào bảng bạn làm theo các bước sau: Bước 1: Nhấp chuột tới vị trị cần thêm cột trên bảng. Bước 2: Thực hiện theo một trong hai cách sau đây: + Từ thanh Ribbon chọn Tab Layout, tìm tới nhóm lệnh Rows & Columns.   Thao tác với cột Chọn Insert Left để thêm cột bên trái vị trí con trỏ hiện thời, chọn Insert Right để thêm cột bên phải vị trí con trỏ hiện thời. + Nhấp phải chuột di chuyển tới mục Insert chọn Insert Left để thêm cột bên trái vị trí con trỏ hiện thời, nhấp Insert Right để thêm cột bên phải vị trí con trỏ hiện thời. Thao tác với cột – Xóa cột Để xóa cột khỏi bảng bạn làm theo các bước sau: Bước 1: Nhấp chuột chọn tới cột cần xóa trong bảng Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây: + Nhấp chọn Tab Layout, tìm tới nhóm lệnh Rows & Columns, tiếp theo nhấp chọn nút Delete, chọn Delete cloumns. Xóa cột + Nhấp phải chuột chọn Delete Cells… xóa cột Hộp thoại Delete Cells xuất hiện tích chọn mục Delete entire column rồi nhấp Ok. xóa cột Thao tác với hàng – Thêm hàng Để thêm hàng vào bảng bạn làm theo các bước sau: Bước 1: Nhấp chuột tới vị trị cần thêm hàng trên bảng. Bước 2: Thực hiện theo một trong hai cách sau đây: + Từ thanh Ribbon chọn Tab Layout, tìm tới nhóm lệnh Rows & Columns. Thao tác với hàng Chọn Insert Above để thêm phía trên vị trí con trỏ hiện thời, chọn Insert Below để thêm hàng phía dưới vị trí con trỏ hiện thời. + Nhấp phải chuột di chuyển tới mục Insert chọn Insert Above để thêm hàng phía trên vị trí con trỏ hiện thời, nhấp Insert Below để thêm hàng phía dưới vị trí con trỏ hiện thời. thêm hàng – Xóa hàng Để xóa hàng khỏi bảng bạn làm theo các bước sau: Bước 1: Nhấp chuột chọn tới hàng cần xóa trong bảng Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây: + Nhấp chọn Tab Layout, tìm tới nhóm lệnh Rows & Columns, tiếp theo nhấp chọn nút Delete, chọn Delete Rows. xóa hàng + Nhấp phải chuột chọn Delete Cells… Hộp thoại Delete Cells xuất hiện tích chọn mục Delete entire row rồi nhấp Ok. Thao tác với ô (Cell) – Thêm Cell: Để thêm một Cell mới vào bảng bạn chọn tới vị trí cần thêm rồi chọn như hình Thao tác với ô (Cell) Hộp thoại Insert Cells xuất hiện chọn Shift cells right để thêm một Cell bên trái vị trí con trỏ hiện tại, chọn Shift cells down để thêm Cell phía dưới vị trí con trỏ hiện thời. Thao tác với ô (Cell) – Xóa Cell: Để xóa một Cell bạn chọn tới Cell cần xóa rồi thực hiện theo một trong các cách sau đây: + Nhấp phải chuột chọn Delete Cells… Hộp thoại Delete Cells xuất hiện chọn Shift cells left để xóa Cell bên trái vị trí con trỏ hiện thời, chọn Shift cells up để xóa Cell phía trên vị trí con trỏ hiện thời, cuối cùng nhấp Ok để thực hiện. + Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Layout tìm tới nhóm Rows & Columns, nhấp chọn biểu tượng Delete\Delete Cells…   xóa cột Hộp thoại Delete Cells xuất hiện bạn làm tương tự như cách trên đã trình bày. – Gộp Cell: Trong thực tế rất nhiều trường hợp bạn phải gộp các Cell lại khi trình bày văn bản, cách thực hiện như sau: + Chọn nhóm Cell cần gộp + Nhấp phải chuột chọn Merge Cells. gộp cột Hoặc nhấp chọn Tab Layout trên thanh Ribbon tìm tới nhóm Merger chọn nút Merger Cells. gôp cột – Tách Cell: Ngoài việc nhập các Cell lại với nhau bạn cũng có thể tách chùng ra thành nhiều Cell khác nhau. Cách thực hiện như sau: + Chọn nhóm Cell cần tách + Chọn Tab Layout trên thanh công cụ Ribbon, tìm tới nhóm lệnh Merge nhấp chọn Split Cells. tách côt Hoặc nhấp phải chuột chọn Split Cell tách cột Bằng một trong hai cách trên hộp thoại Split Cells xuất hiện như hình dưới đây: tách cột Bạn có thể tách nhóm Cell hiện tại thành nhiều hàng nhiều cột bằng cách điền giá trị cho hai mục Number of columns (số cột cần tách) và Number of rows (số hàng cần tách). Trong trường hợp bạn chọn một nhóm cột chương trình sẽ cho phép nhập chúng lại trước khi tách nhỏ bằng cách tích chọn mục Merge cells before split. Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất.

4.3. Nhập nội dung và trình bày bảng biểu

Nhập và trình bày nội dung – Nhập dữ liệu: Muốn nhập dữ liệu cho Cell nào bạn di chuyển con trỏ tới Cell đó và nhập nội dung cho Cell, sử dụng các mũi tên để di chuyển con trỏ chuột giữa các Cell. Sau khi nhập nội dung cho Table bạn có thể tùy biến Font chữ cho nội dung tương tự như thao tác với nội dung văn bản. – Căn chỉnh độ rộng, chiều cao của Cell: Để căn chỉnh độ rộng, chiều cao cho các Cell trong bảng bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây: Bước 1: Chọn Cell hoặc nhóm Cell cần căn chỉnh độ rộng, chiều cao. Bước 2: Nhấp chuột tab Layout trên thanh công cụ Ribbon chọn tới nhóm Cell size. Nhập và trình bày nội dung Để thay đổi độ rộng hay chiều cao cho Cell bạn nhập thẳng giá trị vào hai ô nhập Table Column With và Table Row height. +  Table Row Height: Thay đổi chiều cao +  Table Column With: Thay đổi độ rộng Ngoài cách nhập trực tiếp giá trị bạn có nhấp chọn các mũi tên để tăng giảm giá trị trong ô nhập. Với cách trên bạn có thể cố định độ rộng của cột theo một giá trị nhất định, tuy nhiên trong một số trường hợp bạn lại muốn chúng thay đổi linh hoạt theo nội dung mình nhập hoặc thay đổi theo định chiều rộng của trang văn bản. Để thực hiện được điều này bạn nhấp chọn biểu tượng AutoFit một danh sách đổ xuống xuất hiện như hình dưới đây: AutoFit + AutoFit Content: Thay đổi độ rộng của Cell theo nội dung + Auto Fit Window: Thay đổi độ rộng của Cell theo độ rộng của văn bản. + Fixed Column With: Cố định theo giá trị độ rộng hiện tại. – Căn chỉnh vị trí nội dung trong Cell: Nội dung trong các Cell là không giống nhau, với nội dung là Text chúng ta căn trái, nhưng với dữ liệu kiểu sổ chúng ta căn phải,… Để thực hiện căn lề cho nội dung Cell bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây: Bước 1: Chọn Cell hoặc nhóm Cell cần căn lề nội dung Bước 2: Trong Tab Layout bạn tìm tới nhóm lệnh Alignment. Căn chỉnh vị trí nội dung trong Cell +  Align Top Left: Căn nội dung theo lề trên bên trái của Cell. Chúng ta quan sát dòng tiêu đề cột +  Align Top Center: Căn nội dung theo lề trên và căn giữa Cell. +  Align Top Right: Căn nội dung theo lề trên bên phải của Cell. +  Align Center Left: Căn nội vào giữa bên trái của Cell +  Align Center: Căn nội dung chính giữa Cell +  Align Center Right: Căn nội dung vào giữa bên phải của Cell. +  Align Bottom Left: Căn nội dung dưới đáy bên trái của Cell. +  Align Bottom Center: Căn nội dung vào giữa dưới đáy của Cell. +  Align Bottom Right: Căn nội dung dưới đáy bên phải của Cell. +  Text Direction: Đổi chiều chữ trong Cell, giả sử nội dung quá dài các Cell không chứa hết bạn có thể quay đứng chữ để tiết kiệm diện tích. Cách này thường sử dụng cho tiêu đề cột. Trình bày bảng biểu Để chình bày bảng biểu đẹp, hợp với nội dung và chuyên nghiệp bạn có thể sử dụng những công cụ mà chúng tôi sẽ giới thiệu sau đây: Để tiện theo dõi chúng tôi xin đưa ra một ví dụ với bảng dữ liệu thô như hình dưới đây: Trình bày bảng biểu Trong phần này chúng ta sẽ quan tâm tới các công cụ trong Tab Design trên thanh Ribbon. – Nhóm Table Styles: Dùng để thiết lập Style cho bảng biểu. Trình bày bảng biểu Bạn có thể chọn một kiểu Style trong danh sách cho bảng biểu của mình. Nhấp chọn mũi tên dưới cùng để mở rộng danh sách. Trình bày bảng biểu Nếu không muốn áp dụng Style cho bảng bạn nhấp chọn biểu tượng trong mục Plain Tables.

5. Chèn các đối tượng vào văn bản

5.1. Chèn một trang mới

Trong phần này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách chèn thêm một trang mới vào văn bản hiện thời, cũng như cách ngắt trang, trình bày Header Footer cho văn bản,… Trong phần này chúng ta qua tâm đến nhóm lệnh Pages và Header & Footer trong Tab lệnh Insert. Chèn một trang mới – Cover Page: Thêm một trang mới vào văn bản với mẫu dựng sẵn. Để thực hiện bạn nhấp chọn biểu tượng này, một danh sách liệt kê các trang mẫu sẵn có xuất hiện như hình dưới đây: Chèn một trang mới Hãy nhấp chuột chọn tới trang mẫu cần chèn vào văn bản. – Blank Page: Chèn một trang trắng vào văn bản hiện thời – Page Break: Ngắt sang một trang mới và không mang theo thuộc tính, định dạng của trang cũ. – Header và Footer: Tiêu đề trên và dưới của văn bản, thường được sử dụng trong các cuốn sách làm tiêu đề xuyên suốt một chương, một mục hay cả cuốn sách. Để chèn Header hoặc Footer vào văn bản bạn nhấp chọn biểu tượng tương ứng (Header hoặc Footer) trên thanh công cụ Ribbon. chèn trang Một danh sách các mẫu xuất hiện, bạn có thể chọn một mẫu bất kỳ trong danh sách này. Sau khi chọn xong con trỏ chuột sẽ trỏ tới vị trí Header hoặc Footer (tùy vào đối tượng lúc trước bạn chọn). chèn trang Lúc này trên thanh công cụ Ribbon xuất hiện một Tab lệnh mới dùng để tùy chỉnh Header Footer. Chúng ta sẽ tìm hiểu từng nhóm lệnh trong Tab này. + Nhóm Header & Footer Nhóm Header & Footer Header: Lựa chọn danh sách mẫu Header Footer: Lựa chọn danh sách mẫu Footer Page Number: Chèn số trang vào văn bản, khi nhấp chọn biểu tượng này một danh sách liệt kê xuất hiện như hình dưới đây: Page Number Bạn có thể tùy chọn chèn số trang lên trên đỉnh hoặc dưới đáy của trang, ngoài ra bạn cũng có thể chỉnh sửa định dạng của số trang văn bản bằng cách nhấp chọn Format Page Numbers… + Nhóm lệnh Insert: Cho phép chèn thêm các tham số vào Header hoặc Footer. Nhóm lệnh Insert Date & Time: Thông tin về ngày tháng hiện thời. Quick Parts: Chèn các trường, các thuộc tính của văn bản. Quick Parts   Picture: Chèn thêm các hình ảnh. Clip Art Pane: Chèn thêm các Clip Art + Nhóm Navigation: Cho phép tạo nhiều định dạng Header và Footer trong cùng một văn bản. Ví dụ cụ thể mà các bạn có thể thường thấy đó là một quyển sách gồm nhiều chương. Toàn bộ nội dung được soạn trong một file văn bản. Các trang trong một chương có Header giống nhau là tên của chương đó. Như vậy trong trường hợp này nội dung Header và Footer của chúng ta không phải là duy nhất. Navigation Goto Header: Di chuyển con trỏ chuột tới Header Goto Footer: Di chuyển con trỏ chuột tới Footer Previous Section: Chuyển về vùng Header, Footer trước Next Section: Chuyển tới vùng Header, Footer tiếp theo + Nhóm lệnh Options Nhóm lệnh Options Different First Page: Tích chọn mục này để tạo Header, Footer riêng cho trang đầu tiên trong văn bản. Different Odd & Even Pages: Tích chọn mục này để tạo Header, Footer cho trang chẵn, lẻ khác nhau. Show Document Text: Tích chọn mục này để hiển thị nội dung văn bản khi đang chỉnh sửa Header, Footer. Nếu không tích chọn mục này toàn bộ nội dung văn bản sẽ ẩn đi. + Nhóm lệnh Position: Chứa các lệnh thiết lập độ rộng của Header, Footer. Nhóm lệnh Position Header from Top: Khoảng cách từ Header xuống tới nội dung văn bản. Footer from Bottom: Khoảng cách từ Footer lên tới nội dung văn bản. + Nhóm lệnh Close: Bạn nhấp chọn nút Close Header and Footer để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa Header, Footer.

5.2. Chèn hình ảnh

5.2.1. Chèn File ảnh trên ổ đĩa

Để chèn một File ảnh từ ổ đĩa cứng vào văn bản bạn thực hiện theo các bước sau đây: Bước 1: Nhấp trỏ chuột tại vị trí cần chèn File ảnh vào văn bản. Bước 2: Từ thanh công cụ nhấp chọn Tab Insert, tìm tới nhóm Illustrations, nhấp chọn biểu tượng Picture. Chèn File ảnh trên ổ đĩa Cửa sổ Insert Picture xuất hiện bạn tìm tới File ảnh cần chèn vào văn bản, nhấp chọn File này rồi nhấn nút Insert. chèn ảnh Bước 3: Tùy chỉnh hình ảnh trên văn bản: Thông thường khi chèn một hình ảnh vào văn bản chương trình sẽ tự động định nghĩa một số thuộc tính. Tuy nhiên đề phù hợp với nội dung bạn hoàn toàn có thể thay đổi những thuộc tính này. Để tìm hiểu những công cụ tùy chỉnh hình ảnh bạn có thể làm như sau: – Nhấp chuột chọn hình ảnh trên văn bản. Một Tab lệnh mới (Format) xuất hiện trên thanh công cụ Ribbon, tab lệnh Format chứa hầu hết các lệnh thao tác với hình ảnh trên văn bản. chen-1 – Nhóm lệnh Adjust: Nhóm lệnh Adjust + Color: Nhấp chọn nút lệnh này một danh sách đổ xuống như hình dưới đây: Color More Variations: Bạn có thể thay tông mầu cho hình ảnh. Set Transparent Color: Hòa lẫn mầu nền, bạn nhấp chọn công cụ này khi con trỏ chuột chuyển thành hình chiếc bút hãy di chuyển tới bức ảnh và nhấp chọn vào vùng mầu muốn hòa lẫn với mầu nền văn bản. Hình ảnh trước khi sử dụng công cụ ảnh +  Change Picture: Thay thế hình ảnh hiện tại, bạn nhấp chọn biểu tượng này rồi tìm tới hình ảnh mới để thay để hình ảnh hiện tại. – Nhóm lệnh Picture Styles Nhóm lệnh Picture Styles + Danh sách các Style: Đây là những tiện ích mới được bổ xung trong Microsoft Word 2013, bạn có thể sử dụng chúng để thiết kế khung cho hình ảnh. Danh sách các Style Ngoài những Style có trong danh sách bạn có thể nhấp chọn mũi tên dưới cùng để mở danh sách các Style khác. Style Picture Border: Sau khi lựa chọn Style bạn còn có thể thay đổi màu của đường viền cho hình ảnh bằng công cụ Picture Border. Nhấp chọn công cụ này rồi chọn mầu thích hợp cho đường viền của ảnh. Picture Border Picture Effect: Bạn có thể tiếp tục hiệu chỉnh hình ảnh với thư viện các ứng dụng mà Microsoft Word 2013 cung cấp bằng cách nhấp chọn biểu tượng Picture Effect. Trong danh sách được liệt kê bạn có thể thay đổi bóng, các góc nghiêng cho ảnh,… Picture Effect Picture Layout: Sau khi tùy biến ảnh với các Style rất chuyên nghiệp hản bạn sẽ còn phải ngạc nhiên hơn với công cụ Picture Layout. Microsoft Word 2013 cung cấp thư việc các Layout chuẩn cho không những trình bày mà còn có thể mô tả hình ảnh rất sinh động với nhiều chủ đề khác nhau. Để thực hiện bạn nhấp chọn biểu tượng này trên thanh công cụ. Picture Layout Danh sách các Layout được liệt kê như hình trên, bạn nhấp chọn một mẫu bất kỳ, sau đó điền thêm các ghi chú minh họa cho hình ảnh, tùy thuộc vào từng yêu cầu cụ thể. – Nhóm lệnh Arrange: Sử dụng các lệnh trong nhóm này để sắp xếp vị trí hình ảnh trên văn bản. Nhóm lệnh Arrange Có thể thiết lập vị trí cho hình ảnh trên trang văn bản bằng cách nhấp chọn biểu tượng Position. Một danh sách các vị trí được liệt kê trong Position Trong mục In line with Text là vị trí ban đầu của hình ảnh, phía dưới trong mục With Text Wrapping cho phép bạn thiết lập các vị trí như mô tả trong hình minh họa, có thể là ở đầu trang, giữa hoặc cuối trang, ứng với nó là các vị trí bên phải, bên trái và ở giữa. Wrap Text: Thông thường một trang văn bản có chứa hình ảnh thì sẽ chứa nội dung Text. Trên những văn bản đó bạn sẽ thấy lúc thì hình ảnh bên trái, lúc lại bên phải nội dung Text, hay hình ảnh ở giữa bao quanh là nội dung Text của văn bản,… Để thiết lập được như vậy bạn nhấp chọn biểu tượng Wrap Text, một danh sách các kiểu Wrap Text sẽ xuất hiện như hình dưới đây: Wrap Text +  Bring Forward: Hiển thị hình ảnh lên trước các hình ảnh khác, sử dụng công cụ này trong trường hợp có nhiều hình ảnh xếp lên nhau. +  Send Backward: Hiển thị hình ảnh sau các hình ảnh khác, trường hợp sử dụng tương tự Bring Forward. +  Align: Sử dụng công cụ này để căn chỉnh lề cho một hoặc nhiều hình ảnh một lúc. Đầu tiên bạn hãy chọn một hoặc nhiều hình ảnh cần căn lề giống nhau bằng cách giữ phím Ctrl và tích chọn các hình ảnh. Tiếp theo bạn nhấp chọn công cụ này trên thanh Ribbon, một danh sách các Align xuất hiện như hình ảnh dưới đây: Align +  Group: Cũng với danh sách hình ảnh ở phần trước, để nhóm chúng lại thành một thể thống nhất bạn hãy sử dụng công cụ Group này. Đầu tiên hãy chọn danh sách hình ảnh cần nhóm, tiếp theo nhấp chọn biểu tượng Group trên thanh công cụ, tiếp tục chọn lệnh Group. Group Trường hợp muốn gỡ nhóm bạn nhấp chọn Ungroup. +  Rotate: Xoay chiều hình ảnh, sử dụng công cụ này để đổi chiều cho hình ảnh trên văn bản. Đầu tiên hãy lựa chọn hình ảnh cần thao tác sau đó nhấp chọn biểu tượng Rotate trên thanh công cụ. Rotate Trong danh sách bạn có thể thấy góc quay mà hình ảnh mô tả, nếu như không vừa ý bạn có thể chọn More Rotation Options… để thay đổi góc quay theo ý muốn. – Nhóm lệnh Size: Dùng để thay đổi kích thước của ảnh trên văn bản. Size +  Crop: Điều chỉnh phạm vi hiển thị của ảnh, với công này bạn có thể cắt bỏ những phần thừa trên hình ảnh được Insert vào văn bản. Trước hết hãy nhấp chọn biểu tượng Crop trên thanh công cụ. Khi đó hình ảnh sẽ được bao quanh bởi các đường cắt. Crop Nhấp chuột tại những điểm này rồi kéo đến vị trí cần thu hẹp hay mở rộng hình ảnh. Với công cụ này bạn sẽ không phải mất thời gian sử dụng các chương trình xử lý ảnh trước khi đưa vào văn bản trong những trường hợp đơn giản. +  Shape height: Thiết lập chiều cao cho hình ảnh. +  Shape width: Thiết lập độ rộng cho hình ảnh.

5.2.2. Chèn Online Picture

Online Picture thực chất là các hình ảnh được Microsoft Word cung cấp sẵn với nhiều chủ đề khác nhau, nếu như bạn không có ảnh phù hợp cho nội dung văn bản thì hãy thử tìm kiếm trong thư viện Online Picture cửa Microsoft Word xem sao? Để chèn các Online Picture vào văn bản hãy nhấp chọn biểu tượng Online Picture trong nhóm lệnh Illustrations và máy tính có kết nối internet. Online Picture Bảng Online Picture xuất hiện như hình dưới đây: Online Picture Online Picture Bạn nhập chủ đề hình ảnh tìm kiếm để tìm kiếm trong thư viện hình ảnh của microsoft office word. search Bạn nhập chủ đề hình ảnh tìm kiếm để tìm kiếm trên mạng internet. Sau khi chèn online picture vào văn bản, các thao tác với những hình ảnh này tương tự như chúng tôi đã giới thiệu ở phần trước.

5.2.3. Chèn đối tượng Shapes

Một số hình ảnh đặc biệt và thường hay sử dụng đã được Microsoft Word 2013 tập hợp và đưa vào nhóm Shape để người dùng có thể dễ dàng sử dụng như hình vuông, hình chữ nhật, elip, các đường Line,… Ngoài thể hiện hình ảnh các đối tượng Shape còn cho phép chứa nội dụng Text bên trong. Để chèn một đối tượng Shape vào văn bản bạn nhấp chọn biểu tượng Shape trên thanh công cụ Ribbon. Shapes Một danh sách các đối tượng Shape được liệt kê như hình dưới đây: shape Chúng được phân loại trong các mục khác nhau, để chèn vào văn bản bạn nhấp chọn một hình bất kỳ, khi đó hình chuột sẽ chuyển thành hình dấu +, bạn giữ chuột rồi vẽ lên vị trí thích hợp trên văn bản. Công việc tiếp theo là tùy chỉnh các thuộc tính cho đối tượng Shape. Chúng ta quan tâm tới Tab Format trên thanh công cụ Ribbon. – Nhóm lệnh Insert Shape Insert Shape + Hộp chọn các đối tượng Shape: Cho phép chèn các đối tượng Shape khác lên văn bản mà không cần quay trở lại Tab lệnh Insert. Cách làm tương tự như thao tác với Tab Insert. +  Edit Shape: Cho phép thay đổi hình dạng của đối tượng Shape. Nhấp chọn biểu tượng này trên thanh công cụ, một danh sách đổ xuống xuất hiện, chọn Edit Points. Edit Shape Khi đó đối tượng Shape bị bao quanh bởi một khung có 4 điểm đen ở bốn góc. Bạn sử dụng chuột di chuyển tới một trong bốn điểm này giữ và kéo chuột để thay đổi hình dạng của đối tượng Shap theo ý muốn. – Nhóm lệnh Shape Style Có ý nghĩa tương tự như nhóm lệnh Style của Picture và Online Picture , được dùng để thay đổi Style cho các đối tượng Shape. + Danh sách Style: Thao tác tương tự như đã hướng dẫn phần thao tác với Picture và Online Picture. Style Ngoài các Style trong bảng liệt kê bạn có thể nhấp chọn mục Other Theme Fills để bổ xung một số Style đặc biệt. +  Shape Fill: Thay đổi mầu nền cho các đối tượng Shape. Sau khi lựa chọn Style bạn có thể nhấp chọn biểu tượng này để thay đổi mầu nền cho các đối tượng Shape. Shape Fill +  Shape Outline: Thay đổi màu viền cho đối tượng Shape. Không những thay đổi mầu nền mà bạn còn có thể thay đổi mầu đường viền bao quay đối tượng Shape bằng cách sử dụng công cụ Shape Outline. +  Shape Effects: Ý nghĩa tương tự như lệnh Effect trong phần Picture, bạn sử dụng công cụ này để tùy chỉnh các ứng dụng hình ảnh cho các đối tượng Shape. Shape Effects – Nhóm lệnh Text: Sử dụng nhóm lệnh này thao tác với nội dung Text trong các đối tượng Shape.Text + Align Text: Căn chỉnh vị trí nội dung Text trong đối tượng Shape. Nhấp chọn biểu tượng này bạn sẽ có 3 lựa chọn Top (Nội dung Text được căn lên đỉnh các đối tượng Shape), Middle (Nội dung Text được căn giữa các đối tượng Shape), Bottom (Nội dung Text được căn dưới đáy các đối tượng Shape). – Nhóm lệnh Arrange: Sử dụng các lệnh trong nhóm này để sắp xếp vị trí đối tượng Shape trên văn bản. Arrange Position: Bạn có thể thiết lập vị trí cho đối tượng Shape trên trang văn bản bằng cách nhấp chọn biểu tượng Position. Một danh sách các vị trí được liệt kê trong menu nhanh. Position Trong mục In line with Text là vị trí ban đầu của đối tượng Shape, phía dưới trong mục With Text Wrapping cho phép bạn thiết lập các vị trí như mô tả trong hình minh họa, có thể là ở đầu trang, giữa hoặc cuối trang, ứng với nó là các vị trí bên phải, bên trái và ở giữa. Wrap Text: Một trang văn bản thường chứa cả đối tượng Shape và nội dung Text. Trên những văn bản đó bạn sẽ thấy lúc thì các đối tượng Shape của chúng ta bên trái, lúc lại bên phải nội dung Text, hay có thể ở giữa bao quanh là nội dung Text của văn bản,… Để thiết lập được như vậy bạn nhấp chọn biểu tượng Wrap Text, một danh sách các kiểu Wrap Text sẽ xuất hiện như hình dưới đây: Wrap Text Bạn có thể nhấp chuột chọn một kiểu bất kỳ áp dụng cho đối tượng Shape của mình. Bring Forward: Hiển thị đối tượng Shape lên trước các đối tượng khác, sử dụng công cụ này trong trường hợp có nhiều đối tượng xếp lên nhau. Send Backward: Hiển thị đối tượng Shape sau các hình ảnh khác, trường hợp sử dụng tương tự Bring Forward. Align: Sử dụng công cụ này để căn chỉnh lề cho một hoặc nhiều đối tượng Shape một lúc. Đầu tiên bạn hãy chọn một hoặc nhiều đối tượng Shape cần căn lề giống nhau bằng cách giữ phím Ctrl và tích chọn lần lượt các đối tượng Shape. Tiếp theo bạn nhấp chọn công cụ này trên thanh Ribbon, một danh sách các Align xuất hiện như hình ảnh dưới đây: Group: Ví dụ chúng ta có nhiều đối tượng Shape riêng lẻ kết hợp với nhau tạo thành một biểu đồ hoàn chỉnh và yêu cầu đặt ra là phải di chuyển chúng đến một vị trí khác. Nếu phải di chuyển từng đối tượng một sẽ tốn thời gian và có thể không đặt chúng đúng vị trí. Từ thực tế đó bạn có thể nhóm chúng lại với nhau thành một thể thống nhất, giúp cho việc di chuyển được dễ dàng và giữ nguyên được cấu trúc. Để thực hiện đầu tiên bạn hãy chọn danh sách đối tượng Shape cần nhóm, tiếp theo nhấp chọn biểu tượng Group trên thanh công cụ, tiếp tục chọn lệnh Group. Group Rotate: Xoay chiều đối tượng Shape, sử dụng công cụ này để đổi chiều cho các đối tượng Shape trên văn bản. Đầu tiên hãy lựa chọn đối tượng Shape cần thao tác sau đó nhấp chọn biểu tượng Rotate trên thanh công cụ. Rotate Trong danh sách bạn có thể thấy góc quay mà hình ảnh mô tả, nếu như không vừa ý bạn có thể chọn More Rotation Options… để thay đổi góc quay theo ý muốn. – Nhóm lệnh Size: Dùng để thay đổi kích thước của đối tượng Shape trên văn bản. +  Shape height: Thiết lập chiều cao cho đối tượng Shape. +  Shape width: Thiết lập độ rộng cho đối tượng Shape.

5.2.3. Chèn đối tượng SmartArt

Đối tượng SmartArt là một thư viện các sơ đồ theo nhiều chủ đề kiểu dáng khác nhau. Bạn có thể sử dụng đối tượng này để vẽ các sơ đồ như sơ đồ tổ chức công ty, sở đồ về tình hình tăng giảm các chỉ tiêu, hay liệt kê các danh sách,… Chèn đối tượng SmartArt vào văn bản Để sử dụng đối tượng này từ nhóm lệnh Insert bạn nhấp chọn SmartArt. SmartArt Hộp thoại Choose a SmartArt Graphic xuất hiện như hình dưới đây: SmartArt Nhập nội dung và tùy chỉnh đối tượng SmartArt Để nhập nội dung cho các thành phần trong một đối tượng SmartArt bạn nhấp trỏ chuột trực tiếp lên thành phần đó hoặc nhấp phải chuột và chọn Edit Text. Công việc tiếp theo bạn có thể làm là tùy chỉnh những thành phần này cho phù hợp với yêu cầu sử dụng của mình. Để tùy chỉnh đối tượng SmartArt chúng ta quan tâm tới Tab lệnh Design và Format trên thanh công cụ Ribbon.

5.2.4. Vẽ biểu đồ

Với một bảng dữ liệu cho trước bạn có thể sử dụng công cụ này để thể hiện chúng dưới dạng biểu đồ, các số liệu nếu có thể thể hiện ở dạng biểu đồ sẽ giúp người xem có cái nhìn trực quan, dễ dàng so sách các chỉ tiêu với với nhau. Microsoft Word 2013 cung cấp rất nhiều dạng biểu đồ khác nhau như hình khối, hình quạt, đường thẳng,… Cùng với nó là Style đa dạng, cho phép thể hiện, so sánh nhiều chỉ tiêu trên cùng một biểu đồ. Chèn biểu đồ vào văn bản Từ Tab lệnh Insert nhấp chọn biểu tượng Chart Chart Hộp thoại Change Chart Type xuất hiện như hình dưới đây: Chart Bạn chọn một mẫu biểu đồ nhất định trong danh sách sau đó nhấp Ok. Khi đó một cửa sổ Microsoft Excel 2013 sẽ được mở ở bên phải cửa sổ Microsoft Word 2013 như hình dưới đây: Chart Trong cửa sổ Excel chứa dữ liệu nguồn tạo biểu đồ, bạn có thể thay đổi dữ liệu cho phù hợp với biểu đồ mình cần vẽ sau đó đóng cửa sổ Microsoft Excel lại. Như vậy một biểu đồ đã được chèn vào văn bản. Chart Tùy chỉnh thiết kế cho biểu đồ Để tùy chỉnh thiết kế biểu đồ chúng ta quan tâm đến Tab lệnh Design trên thanh công cụ Ribbon. Design Dưới đây là chi tiết các nhóm lệnh – Type + Change Chart Type: Mở lại hộp thoại Change Chart Type mà không cần quay lại Tab lệnh Insert. + Save As Template: Lưu kiểu Chart hiện thời thanh mẫu để có thể dùng lại các lần sau: – Data + Edit Data: Mở bảng dữ liệu nguồn của biểu đồ ở dạng File Excel + Select Data: Lựa chọn lại dữ liệu nguồn cho biểu đồ, khi nhấp chọn nút lệnh này cửa sổ Excel sẽ xuất hiện như hình dưới đây: Bạn nhấp chọn nút lệnh Edit để thay đổi vùng dữ liệu cho biểu đồ sau đó nhấp Ok để lưu lại. + Switch Row/Column: Chuyển đổi dữ liệu giữa hàng – cột và ngược lại (nút lệnh này chỉ sáng khi mở bảng dữ liệu nguồn Excel) + Refresh Data: Làm mới lại dữ liệu nguồn sau khi chỉnh sửa. – Chart Layouts: Dùng để thay đổi cấu trúc của biểu đồ theo những mẫu mô tả trong khung này. Để mở rộng danh sách các Chart Layouts bạn nhấp chọn mũi tên dưới cùng bên phải. – Chart Styles: Thay đổi Style cho biểu đồ với cấu trúc đã chọn Cũng giống như khung Chart Layout với Chart Styles ngoài những mẫu style hiển thị bạn có thể chọn các mẫu khác bằng cách nhấp chọn mũi tên dưới cùng bên trái của khung lệnh này. Tùy chỉnh Layout cho biểu đồ Để tùy chỉnh Layout (cấu trúc) cho biểu đồ chúng ta quan tâm đến Tab lệnh Layout trên thanh công cụ Ribbon Layout Dưới đây là chi tiết các nhóm lệnh – Current Selection +  Chart elements: Lựa chọn các thành phần trên biểu đồ. Ngoài việc nhấp chọn tới các thành trên biểu đồ bạn còn có thể chọn nhanh chúng trong hộp chọn này, hãy nhấp chuột vào mũi tên bên phải. Trong hộp thoại đổ xuống bạn nhấp chọn thành phần cần thao tác. Chart Area: Vùng chứa toàn bộ biểu đồ Chart Title: Tiêu đề biểu đồ Horizontal (…) Axis: Chỉ tiêu trục ngang của biểu đồ Legend: Ghi chú chỉ tiêu Plot Area: Vùng chứa chỉ tiêu trên biểu đồ Series “…”: Một chỉ tiêu cụ thể + Format Selection: Sau khi lựa chọn một thành phần bất kỳ trên biểu đồ bạn nhấp chọn biểu tượng này để bật hộp thoại Format thành phần đó. Dưới đây là hộp thoại Format các thành phần cơ bản trên biểu đồ Chart Area: Cho phép thay đổi mầu đường viên, kiểu đường viền, bóng, kích thước, vị trí,… Chart Title: Cho phép thay đổi thuộc tính đường viền, căn chỉnh vị trí của tiêu đề trên Char Area. Horizontal (…) Axis: Cho phép định dạng nội dung chỉ tiêu trục ngang như căn chỉnh nội dung, mầu sắc đường viền,… Legend: Cho phép thay đổi vị trí của Legend trên Char Area, kiểu dáng, mầu sắc của đường viền,… Plot Area: Cho phép thay đổi mầu sắc, hình ảnh nền, thiết lập thuộc tính cho đường viền, bóng,… Series “…”: Đối với các chỉ tiêu hộp thoại cho phép thiết lập chiều cao, độ rộng, các hiệu ứng,… – Insert: Cho phép chèn thêm các đối tượng khác vào biểu đồ + Picture: Chèn thêm hình ảnh vào biểu đồ + Shapes: Chèn thêm các đối tượng Shape vào biểu đồ + Draw TextBox: Vẽ thêm các TextBox vào biểu đồ + Chart Title: Nhãn tiêu đề của biểu đồ, nhấp chọn nút lệnh này bạn sẽ có 3 lựa chọn, None – Không sử dụng tiêu đề, Centered Overlay Title – Hòa trộn tiêu đề với chỉ tiêu, Above Chart – Ở trên đỉnh của Chart Area. Ngoài ra bạn có thể chọn mục More Title Options… để bật hộp thoại Format Chart Title. + Axis Title: Tiêu đề trục (ngang – dọc), nhấp chọn nút lệnh này bạn có thể lựa chọn thêm tiêu đề cho trục ngang hoặc dọc Tương ứng với nó là vị trí của tiêu đề trên biểu đồ. Với tiêu đề trục ngang bạn sẽ có hai lựa chọn, None – Không sử dụng ghi chú, Title Below Axis – Luôn phía dưới các chỉ tiêu của trục ngang. Với tiêu đề trục dọc bạn sẽ có các lựa chọn như: None – Không sử dụng tiêu đề, Rotated Title – Tiêu đề nằm dọc và quay lên trên, Vertical Title – Tiêu đề nằm dọc và quay xuống dưới, Horizontal Title – Tiêu đề nằm ngang. – Axes: Thiết lập trục cho biểu đồ (Không sử dụng cho các biểu đồ hình quạt) + Axes: Nhấp chọn biểu tượng này bạn có thể thiết lập thuộc tính trục ngang và trục dọc của biểu đồ. Đối với trục ngang bạn sẽ có thể có những lựa chọn như sau: None – Không sử dụng trục ngang, Show Left to Right Axis – Sử dụng trục ngang và sắp xếp các chỉ tiêu từ trái qua phải, Show Axis Without labeling – Sử dụng trục ngang nhưng không có nhãn chỉ tiêu, Show Right to Left Axis – Sử dụng trục ngan và sắp xếp chỉ tiêu từ phải qua trái. Đối với trục dọc bạn sẽ có thể có những lựa chọn sau: None – Không hiển thị trục dọc, Show Default Axis – Hiển thị trục đứng như mặc định, Show Axis in thousands – Hiển thị trục đứng với giá trị đơn vị hàng nghìn so với giá trị hiện tại, Show Axis in millions – Hiển thị trục đứng với giá trị đơn vị hàng triệu so với giá trị hiện tại, Show Axis in Billions – Hiển thị trục đứng với giá trị đơn vị hàng tỷ so với giá trị hiện tại, Show Axis with Log Scale – Hiển thị trục đứng với giá trị đơn vị là Logarit cơ số 10 so với giá trị hiện tại. + Gridlines: Sử dụng các đường kẻ lưới để dóng sang các chỉ tiêu. Như vậy chúng ta sẽ có các đường kẻ theo trục ngang và trục dọc. Các đường kẻ trục ngang: Bạn có thể xem hình ảnh minh họa để sử dụng kiểu đường kẻ ngang thích hợp. Các đường kẻ trục dọc: Tương tự các đường kẻ ngang, bạn có thể xem hình ảnh minh họa để sử dụng kiểu đường kẻ dọc thích hợp. – Backgroud: Thiết lập các thay đổi cho nền của biểu đồ – Analysis: Thiết lập các điểm nối trên các chỉ tiêu, tùy vào từng loại biểu đồ mà cách thiết lập Analysis khác nhau, tương ứng với những lọa biểu đồ đó các nút lệnh sẽ cho tác động tương ứng.

5.4. Biểu tượng và công thức toán học

Trong phần này chúng ta sẽ quan tâm tới nhóm lệnh Symbol, sử dụng nhóm lệnh này để thêm các biểu tượng và các công thức toán học vào nội dung văn bản. Symbol

5.4.1. Chèn các biểu tượng

Cách thực hiện Nhấp chọn biểu tượng Symbol trên thanh công cụ Ribbon, một danh sách liệt kê các Symbol xuất hiện, hãy nhấp chuột để chọn biểu tượng cần chèn vào văn bản. Symbol Nếu như chưa hài lòng với những biểu tượng trong danh sách bạn có thể nhấp chọn mục More Symbols… để có thêm sự lựa chọn. Hộp thoại Symbol xuất hiện như hình dưới đây, nó khá giống với hộp thoại Symbol ở các phiên bản trước của Microsoft Word. Trong hộp thoại này bạn có thể tự tìm cho mình những biểu tượng thích hợp để chèn vào nội dung văn bản. Symbol

5.4.2. Chèn công thức toán học

Cách thực hiện Khi cần viết các công thức toán học trên Microsoft Word 2013 bạn nhấp chọn biểu tượng Equation trên thanh công cụ Ribbon. Một danh sách liệt kê các kiểu công thức xuất hiện như hình dưới đây: Equation Bạn hãy nhấp chuột chọn tới dạng công thức phù hợp nhất với nội dung mà bạn dự định trình bày. Sau bước này một đối tượng Equation sẽ được chèn vào nội dung văn bản như hình dưới đây: Equation Tùy chỉnh Để tùy chỉnh nội dung cho Equation bạn nhấp chịn Tab Design trên thanh công cụ Ribbon. Equation – Nhóm lệnh Tools: + Equation: Chọn mẫu Equation mà không cần trở lại Tab Insert + Profesional: Thể hiển công thức dưới dạng chuẩn + Linear: Viết dưới dạng các ký tự đơn giản – Nhóm lệnh Symbols Các biểu tượng cơ bản trình bày công thức được hiển thị trong khung này, để hiển thị toàn bộ các biểu tượng bạn nhấp chọn mũi tên trỏ xuống phía dưới cùng bên phải, danh sách đầy đủ các biểu tượng trong một nhóm sẽ xuất hiện như hình dưới đây: Symbols Để truy cập vào các nhóm biểu tượng khác bạn nhấp chọn biểu tượng hình tam giác ở phía trên của danh sách này. Symbols Nhấp chọn vào các nhóm để hiển thị hay không hiển thị những biểu tượng của nhóm đó ra danh sách (nhóm nào được đánh dấu thì những biểu tượng trong nhóm sẽ được hiển thị ra danh sách). – Nhóm lệnh Structures: Nhóm lệnh này sẽ cho phép bạn nhập nội dung cho công thức của mình. Trong nhóm lệnh này các lệnh đều có hai kiểu như hình dưới đây: Structures Các công thức trong phần trên (Fraction) là các công thức rỗng, sau khi bổ xung vào văn bản bạn phải điền nội dung cho công thức Ngoài nhóm Fraction chúng ta còn rất nhiều nhóm công thức khác nhau, tùy từng trường hợp cụ thể để bạn có thể chọn cho mình một dạng công thức phù hợp + Script + Radical: Các công thức khai căn + Integral: Các công thức tích phân + Large Operator + Bracket + Function: Công thức về các hàm toán học + Accent + Limit and Log: Công thức về giới hạn (Lim) và logarit + Operator + Martrix: Công thức về ma trận

6. In ấn

6.1. Định dạng văn bản trước khi in

Ở một số bài trước chúng ta đã tìm hiểu cách đặt lề rồi chọn khổ giấy cho văn bản, cũng như thiết kế Header, Footer hay chèn số trang. Tuy nhiên các chức năng này được giới thiệu riêng lẻ chắc các bạn cũng hơi khó khăn khi theo dõi. Trong phần này chúng ta sẽ nhắc lại những phần đó một cách hệ thống để các bạn có thể có cái nhìn tổng quan về những công việc cuối cùng phải làm trước khi in ấn văn bản. Thiết lập trang in Trước khi in ấn bạn nên kiểm tra lại các thông số về khổ giấy, căn lề của văn bản. Giúp cho việc chọn đúng khổ giấy đang có của máy in tránh in sai lãng phí. Để kiểm tra các thông tin này bạn nên bật hộp thoại Page Setup bằng cách nhấp chọn biểu tượng mũi tên phía dưới nhóm lệnh Page Setup trên Tab Page Layout. Thiết lập trang in Hộp thoại Page Setup xuất hiện như hình dưới đây: in Trong hộp thoại này ở hai tab Margins và Pager sẽ cho phép bạn thiết lập các thông số như lề văn bản, khổ giấy, chiều của khổ giấy (Ngang, dọc). Bạn nên chú ý với những trường hợp in văn bản pháp quy như hợp đồng, đơn từ, quyết định,… chúng ta đặt lề trái và phải gần bằng nhau. Với các trường hợp văn bản  là tài liệu, sách,… cần đóng gáy thì chúng ta để lề trái nhiều hơn lề phải với một tỷ lệ vừa đủ để sau khi đóng gáy, nội dung sẽ nằm giữa trang văn bản. in

6.2. Thực hiện in ấn

Để in văn bản bạn có thể thực hiện theo các cách sau đây: Cách 1: Nhấn biểu tượng Print trên thanh Quick Access Toolbar Thực hiện in ấn Với cách này văn bản sẽ được in tất cả các trang ra máy in mặc định trên máy tính. Với văn bản chứa nhiều nội dung bạn không nên sử dụng cách này vì dễ dẫn đến tình trạng máy in bị hóc giấy giữa trừng vì in quá nhiều trang cùng một lúc. Cách 2: Nhấp tổ hợp phím Ctrl + P hoặc nhấp chọn nút Office Button. Cửa sổ Office Button xuất hiện bạn chọn mục Print. in Hãy thiết lập các tham số theo hướng dẫn dưới đây: – Number of copy: Số bản sao chép từ bản in, ví dụ bạn muốn in hợp đồng thành 2 bản để gửi khách hàng và lưu lại bạn điền giá trị là 2. – Print: Chọn máy in để in văn bản, trong máy tính có rất nhiều máy in khác nhau vì vậy bạn cần phải chỉ định máy in sẽ in văn bản, nếu không Microsoft Word 2013 sẽ lấy máy in mặc định của máy tính. – Print What: Cho phép tùy chọn các trang in, bạn có thể nhập trực tiếp trạng cần in vào hộp nhập phía Pages. Print What Nếu in nhiều trang liên nhau bạn nhập trang đầu tiên rồi đánh dấu – và trang cuối cùng. Giả sử cần in từ trang 5 đến trang 10 bạn nhập vào giá trị: 5-10. Nếu in nhiều trang không liên tục bạn phải liệt kê tất cả các trang mỗi trang cách nhau dấu phẩy dưới. Ví dụ in các trang 6,7,10,23,24 bạn nhập vào giá trị như sau: 6,7,10,23,24. Ngoài ra bạn có thể nhấp vào mục All để có thêm tùy chọn. + All: In toàn bộ văn bản, cũng tương ứng bạn không thiết lập gì cho mục này. Mặc định máy in sẽ in tất cả các trang của văn bản. + Selection: Chỉ in vùng được chọn + Current Page: Chỉ in trang hiện tại (Trang con trỏ chuột đang đứng) + Print Odd Pages Only: Tích chọn mục này để chỉ in trang lẻ + Print Even Pages only: Tích chọn mục này để chỉ in trang chẵn – Other Settings: Các tùy chọn khác khi in ấn + Collated: Nếu in copy thành nhiều bản, bạn có thể chọn in lần lượt từng bộ một hay in tất cả các bản của từng trang. + Portrait Orientation: In theo khổ giấy ngang hay dọc. Portrait Orientation + Chọn khổ giấy cho văn bản khổ giấy + Last custom margin settings: Chọn lề cho trang in Chọn lề cho trang in + Page Per Sheet: In nhiều trang trong một tờ giấy Page Per Sheet Cuối cùng bạn nhấp chọn nút Print để thực hiện in văn bản Print Trên đây là trọn bộ giáo trình hướng dẫn sử dụng word 2013 từ căn bản đến nâng cao hy vong qua bài viết này của mình bạn có thể thành thạo được công cụ word 2013. Chúc các bạn thành công.

No Comments

Leave A Reply